Voor de IJssport Vereniging Leiden is, mede gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens (*) van de leden van groot belang.
Het is onvermijdelijk dat de IJVL aan haar leden om een aantal gegevens vraagt; anders kan een sportvereniging haar werk niet goed doen. Het organiseren van trainingen en wedstrijden zou dan niet mogelijk zijn. Maar de IJVL gaat hier respectvol en dus zorgvuldig mee om.
Dat betekent dat de IJVL handelt op basis van de volgende regels:
- Welke gegevens
De IJVL vraagt aan een lid (**) alleen die persoonsgegevens die zij nodig heeft voor het organiseren van de verenigingsactiviteiten, waarvoor het lid zich heeft opgegeven.
Gebruik van deze gegevens voor een ander doel dan waarvoor zij zijn afgegeven is uitsluitend toegestaan na voorafgaande toestemming van betrokkene(n). - Beschermingsmaatregelen
De IJVL draagt zorg voor een zorgvuldige opslag van de persoonsgegevens, zowel in digitale als in papieren vorm.
Dit omvat in ieder geval de beveiliging van alle gegevensverzamelingen (bestanden), die persoonsgegevens bevatten. - Vernietiging van gegevens
De persoonsgegevens worden op zorgvuldige wijze vernietigd, wanneer deze niet meer nodig zijn en het bewaren ervan niet (meer) is vereist op grond van wettelijke voorschriften. - Beheersverantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk voor de opslag, het beheer, de beveiliging en de vernietiging van de hier bedoelde persoonsgegevens en voor de informatie die hierover aan de leden wordt verstrekt.
Het bestuur houdt een register bij van de gegevensverzamelingen (bestanden) van de IJVL waarin persoonsgegevens zijn opgenomen en van de personen die toegang hebben tot deze bestanden. In het register wordt per bestand vermeld welke persoonsgegevens daarin zijn opgenomen. - Delen van gegevens
Binnen de vereniging worden gegevens over de leden opgeslagen in de ledenadministratie. Onderdelen van deze administratie kunnen worden gedeeld met organisatoren van trainingen, wedstrijden, kampen en evenementen waarvoor betreffende leden zich hebben aangemeld, indien en voor zover dat voor de organisatie daarvan nodig is.
Ook buiten de vereniging kunnen, indien nodig, gegevens van leden worden gedeeld:
– met de KNSB, indien dit door deze wordt verlangd;
– met de verenigingen van Cluster Zuid, in geval van gemeenschappelijke trainingen, wedstrijden, kampen en evenementen waarvoor betreffende leden zich hebben aangemeld, indien en voor zover dat voor de organisatie daarvan nodig is.
In het onder punt 4 bedoelde register wordt bijgehouden met welke personen en organisaties welke gegevens worden gedeeld en voor welk doel. - Recht op inzage, correctie, verwijdering
Elk lid kan aan het bestuur inzage vragen in zijn of haar persoonsgegevens waarover de IJVL beschikt. Een lid kan verlangen die gegevens te corrigeren of te verwijderen.
(*) Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan: de tot een natuurlijke persoon herleidbare gegevens die op die persoon betrekking hebben.
(**) Sommige verenigingsactiviteiten worden ook opengesteld voor niet-leden. Op hun gegevens zijn deze regels uiteraard ook van toepassing.
